【績效管理與人才發展實務分享】

這次很榮幸邀請到才剛畢業不久，目前任職於IBM顧問公司Associate Package Consultant - HR Solutions / Talent Transformation的思蓓學姐—Jenny來跟我們分享HRIS（Human Resource Information System）如何應用在組織的績效管理與人才發展上

Jenny學姐首先介紹了HRIS是一種什麼樣的工具，HRIS是組織內用來有效管理人力資源的一個軟體，通常會使用於招募甄選、時間管理、訓練發展、人員分析、薪酬、績效管理與接班人計畫；然而，不同企業遇到的不同問題與挑戰也會選擇適當的工具來使用

如同前面所說，HRIS擁有許多的功能，這次Jenny學姊的分享主要會聚焦在績效管理與人才發展的範疇

那接著會跟大家分享一些基礎的績效與人才管理的概念，以及如何將績效/人才管理與HRIS做結合:

先備知識

工作分析/人才簡介(Talent profile)—藉由工作說明書所詳細列出職位的職責、教育背景、KSAO與相關產業經驗都能夠用來有效管理人才；而前述內容也會涉及招募甄選、目標管理與績效面談。

目標管理

目標管理有5項重要的因素：

• 要有明確的目標
• 設定的目標要與組織目標有相關
• 要是能夠達成的目標
• 要有每個目標的Action plan
• 評估者需要定期評估員工的成果

但以上5項目標管理的組成要素並非能如此容易的達成，管理者也會在這部分遇上許多的困難，這時便可以結合HRIS來協助完善目標管理。如：

• 解決目標不明確：可用系統資料庫來針對talent profile來建議合適的目標，並善用SMART原則與設定長短期目標。
• 解決員工目標與組織目標無關：組織目標會清楚顯示在系統中，且通常會再向下劃分為組的目標；管理者這時可以協助依照員工的能力、特質與其他因素劃分以組為單位的目標給他們。
• 解決目標無法達成：系統會用過去經驗或產業的標竿企業執行狀況來判斷目標的難易度與可達成性。
• 解決不合適的規劃：能夠藉由在系統上設定每個目標所需要執行的工作，並顯示目標的重要程度與完成度。
• 解決失敗的績效評估：可藉由系統開發出的APP，做到即時回饋與績效評估的透明與公平性。更重要的是，因為這些評估的紀錄都會被記錄在系統中，因此管理者在評估時就會是有依據的，並協助管理者更精確地評估員工績效。

績效面談前會遇到的困難

即便HRIS看起來已經能解決許多的問題，但仍存在一些AI也很困難去改善與避免的部分，如：

• 與人性有關(像是主管通常在跟員工提及較負面的績效時會感到不適且不容易說出口、月暈效果、刻板印象與近因偏差……等)
• 主管可能會有選擇性忽略資訊的問題。

相信經過以上的介紹，大家對HRIS如何應用在績效管理與人才發展的範疇裡有初步的了解，但持續存在著的一些問題HR可以做什麼來協助改善呢？

HR可以協助：

• 建立鼓勵回饋的企業文化。
• 給予管理者足夠的績效考核相關課程，讓他們了解在進行績效評估時會有什麼樣的偏誤，以期降低管理者在績效評估時產生的偏差。
• 及時給予管理者在提供回饋上的任何協助。

除了前面內容所提到HRIS能夠應用在協助目標管理與管理者個人的評估上，HRIS還能應用在其他不同的評估工具與評估方式上：

• 目標導向的評級—系統會顯示目標設定的內容與其對應的行為，在評分的部分也會包含自評與主管評分的落差。
• KSA評估—評估標準會來自talent profile，管理者可以清楚了解KSA更細節的資訊，評分的部分也一樣包含自評與主管評分的落差。
• 360度評估—能夠在系統上看到被評估者的不同利害關係人對他的評分，也能夠透過系統來整合這些評估結果。
• 行為評估—能在系統上加入職能所需的具體行為準則，管理者也可以在使用系統做績效評估時輸入其所觀察到員工在工作上的具體行為以佐證評分，並給予員工建議。
• 評級校準—可透過目標困難程度與內容等項目來調整績效評級的分數，並給予同組員工公平的比較，同時提供未來薪資調整的總覽。

最後～終於來到了績效評估的最後一個步驟，Jenny學姐也跟大家分享了一些績效評估後需要做的事情：

• 薪酬管理—特別需要注意到薪資與獎金的部分，會攸關薪資的公平性，並連帶影響員工績效或離職。
• 訓練與發展—員工通常自己也不清楚要怎麼樣才能改善他的工作狀況與績效，故績效評估後的結果可讓HR了解到需要為這個員工制定什麼樣的IDP(個人發展計畫)或PIP(績效改善計畫)，以協助與改善員工在工作上的表現。

(P.S.忘記IDP是什麼的夥伴可以往前滑找到我們前面發布的一篇教育訓練實務分享的貼文複習呦~)

• 接班人計畫—員工的表現狀況都可以透過系統一目了然，相較於傳統方式會比較有規劃的依據，但還是有許多困難點，如：分析哪個職位最需要做這個計畫、哪一個組別的成員是最有潛力的接班人、被選中的人是否已經準備好了以及多位有潛力的接班人該選哪位。

非常感謝Jenny學姐回來與我們分享績效管理相關的實務，相當扎實的內容與新知都讓我們獲益良多～